Vừa qua, Base.vn đã phối hợp cùng Tổ chức Chứng nhận và Giám định Quốc tế ISOCERT triển khai một buổi hội thảo trực tuyến nhằm giúp các lãnh đạo doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vai trò của Hệ thống quản lý tiêu chuẩn ISO và cách triển khai quy trình ISO hiệu quả, đem lại những giá trị bền vững cho tổ chức.
Dù thuộc lĩnh vực hay quy mô nào, mọi doanh nghiệp đều cần sở hữu một số giấy chứng nhận ISO nhằm khẳng định uy tín hoạt động, kinh doanh. Không chỉ vậy, giá trị thực sự của Hệ thống quản lý tiêu chuẩn ISO (ISO MSS) nằm ở việc hệ thống giúp phát hiện loại bỏ các thao tác thừa, điểm rủi ro, tắc nghẽn trong quy trình và cải tiến tối ưu theo thời gian.
Theo kết quả khảo sát của Bộ Công thương năm 2020 với những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001, 84% doanh nghiệp nhận định năng suất của tổ chức tăng lên và 91% khẳng định chất lượng sản phẩm được cải tiến.
Tuy nhiên, dù doanh nghiệp đều hiểu tầm quan trọng của việc sở hữu chứng nhận ISO theo tiêu chuẩn quốc tế, nhưng làm thế nào để triển khai ISO MSS trong bộ máy tổ chức thì vẫn là bài toán khó.
Chia sẻ tại sự kiện "Lộ trình & Công cụ triển khai ISO hiệu quả từ ISOCERT và Base.vn", với 15 năm kinh nghiệm đánh giá chứng nhận ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, ISO 4500, đồng thời là chuyên gia tư vấn chuyển đổi số, KPI, OKRs…, ông Vũ Văn Thao, CEO của Tổ chức Chứng nhận và Giám định quốc tế ISOCERT, nhận định nhiều doanh nghiệp hiện đang vận hành ISO theo cách thức "nặng nề và khó khăn" vì gặp nhiều rào cản.
Thứ nhất, để được cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần bỏ ra nhiều nguồn lực và thời gian để chuẩn hóa hệ thống, đánh giá nội bộ, chuẩn bị hồ sơ, chi phí cho đơn vị tư vấn và cải thiện hệ thống đáp ứng quy trình. Thứ hai, ISO MSS chưa thực sự "sống" trong doanh nghiệp, nhân sự không tuân thủ dù đã áp dụng quy chế và đào tạo nhận thức. Cuối cùng, bộ phận QA (Quản lý Chất lượng) làm việc thủ công, quá tải giấy tờ, không nắm được tình hình bao quát, mất nhiều thời gian để phát hiện và xử lý vi phạm.
"Một doanh nghiệp sở hữu chứng nhận ISO không có nghĩa là đang duy trì vận hành một cách hiệu quả. Thực tế, có nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc lấy chứng nhận chứ không thực sự coi ISO MSS là xương sống trong các hoạt động vận hành", ông Thao nhận định.
Trước thực trạng đó, bà Lê Thị Linh, Trưởng bộ phận Quản lý chất lượng, người trực tiếp giám sát hệ thống vận hành theo tiêu chuẩn ISO-9001 và ISO-27001 tại Base.vn đã trực tiếp chia sẻ về phương pháp và cách sử dụng các công cụ thực thi ISO hiệu quả, để ISO MSS trở thành "mạch máu" trong dòng chảy chung của doanh nghiệp.
Vận hành không giấy tờ, triệt tiêu văn bản truyền thống
Công nghệ giúp nâng cao hiệu quả triển khai ISO trong doanh nghiệp
Tại bộ phận Quản lý chất lượng của Base.vn, việc xử lý các văn bản, kế hoạch thủ công với khối lượng lớn là trở ngại đầu tiên khi bắt đầu áp dụng ISO MSS. Điều này làm dư thừa nguồn lực tổ chức, đồng thời gây khó khăn trong việc truyền đạt các quy trình vận hành tới nhân viên.
Tại Base, ứng dụng Base Office được dùng để ban hành các văn bản đã được ban lãnh đạo phê duyệt và phần mềm sẽ tự động gửi các thông báo cho từng nhân sự. Ứng dụng đảm bảo mọi nhân viên nắm bắt được các thông báo, đồng thời giúp bộ phận Quản lý chất lượng nắm được mức độ tiếp nhận thông tin trong nội bộ.
Đào tạo nhận thức, xây dựng tư duy đúng đắn
Cũng trong khuôn khổ sự kiện, các diễn giả thống nhất một thực tế rằng "thất bại trong việc áp dụng ISO MSS xuất phát từ việc nhân sự chưa hiểu được câu chuyện "How" (Làm thế nào để làm đúng vấn đề?). Vì vậy, các yếu tố "What" (Làm gì?) và "Why" (Tại sao phải làm?) trở nên xa lạ, khiến họ chậm chạp khi áp dụng vào công việc hàng ngày, thậm chí có phản ứng chống đối.
Tư duy đúng cách không thể xây dựng trong một hoặc hai ngày qua các buổi đào tạo chuyên môn. Vì vậy, thay vì vẽ ra các quy trình trên giấy, rất khó quản lý và mơ hồ khi triển khai, doanh nghiệp cần chuẩn hóa và số hóa quy trình theo tiêu chuẩn ISO trên một nền tảng, đồng bộ hoạt động của nhân viên, đảm bảo nhân sự thấy được giá trị cốt lõi và dễ dàng thực hiện.
Đánh giá nội bộ và xử lý vi phạm trên nền tảng 4.0
Quy trình không được cải tiến theo thời gian cũng là nguyên nhân khiến việc triển khai ISO MSS không hiệu quả. Bên cạnh đó, "xử lý vi phạm là công việc nhạy cảm, bộ phận Quản lý Chất lượng phải xử lý đúng người, đúng việc, đúng phương pháp thì mới đảm bảo việc xử lý thực sự có ý nghĩa và mang lại hiệu quả lâu dài", bà Linh chia sẻ.
Dù được đánh giá là nội dung cốt lõi của một hệ thống duy trì vận hành nghiêm túc theo ISO MSS, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn để quy trình "ngủ yên" trên bàn giấy vì hoạt động này quá "cồng kềnh" và tốn nhiều nguồn lực. Tuy nhiên, khi quy về một nền tảng duy nhất, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhìn thấy các điểm nóng, theo dõi tiến trình kiểm định đánh giá nhanh chóng, phát hiện và báo cáo vi phạm kịp thời.
Hoạt động đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO trở nên minh bạch và chính xác hơn với ứng dụng công nghệ
Cũng tại hội thảo, nhiều đại diện bày tỏ lo ngại về việc doanh nghiệp mới thành lập có nên áp dụng ISO MSS và số hóa ở thời điểm đầu hay không. Theo đó, bà Hà Việt Phương, CFO & CCO Base.vn, với kinh nghiệm tham gia sâu vào quá trình kiểm soát hệ thống vận hành nhằm giảm thiểu rủi ro, lãng phí và cải tiến chất lượng dịch vụ, nhận định: "Bản chất của ISO MSS là tập hợp những cách làm tốt nhất giúp doanh nghiệp xử lý kiểm soát vấn đề. Doanh nghiệp càng nhỏ có độ ma sát càng thấp, càng dễ dàng chuyển dịch và thay đổi thói quen. Vì vậy, chúng ta nên làm đúng và chuẩn ngay từ đầu, để trước mắt là sống sót trên thị trường".
Đồng tình với quan điểm trên, ông Vũ Văn Thao, CEO của ISOCERT, kết luận: "Nguyên tắc tối ưu của ISO là làm từ đầu. ISO MSS hỗ trợ doanh nghiệp định hướng và quản lý quy trình, thủ tục theo hướng quản lý giá trị trong doanh nghiệp, thay vì thực hiện theo chức năng riêng biệt của mỗi phòng ban. Như vậy, nếu ngay từ đầu giá trị được định hướng càng chi tiết, chức năng vận hành càng rõ ràng, thì tỷ lệ thành công của doanh nghiệp càng cao".
Tìm hiểu thêm về lộ trình và công cụ triển khai ISO hiệu quả tại https://bit.ly/iso-base-isocert