Hiệu suất cuộc gọi khách hàng cao sẽ tăng tỷ lệ chốt đơn và thúc đẩy doanh thu tiềm năng. Không chỉ giúp tăng hiệu suất, Call Center hiện đại ngày nay còn cung cấp nhiều tính năng tự động giúp doanh nghiệp giảm chi phí kênh tổng đài tối ưu.
Trong bối cảnh xu hướng kinh doanh tập trung vào khách hàng, tức là mang đến nhiều trải nghiệm cá nhân hóa để kết nối sâu sắc hơn với khách hàng thì việc giảm chi phí tổng đài vẫn là một mục tiêu ưu tiên của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là khi những bất ổn kinh tế vẫn đang ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh.
Bài toán đặt ra là giảm chi phí làm sao để hiệu quả, không gây ảnh hưởng đến nhân viên, chất lượng dịch vụ mà còn tăng hiệu suất làm việc? Nếu chúng ta biết tập trung nỗ lực và nguồn lực đúng chỗ thì việc cắt giảm này không phải là một thử thách.
Ứng dụng tự động hóa là một trong những phương án hiệu quả nhất. Có nhiều cách ứng dụng tự động hóa để tối ưu quy trình làm việc của tổng đài viên và giảm số lượng công việc lặp đi lặp lại hàng ngày, từ đó giảm chi phí tổng đài Call Center. Tính năng quay số tự động Auto Dial trên Bizfly Cloud Call Center là một trong những công cụ tự động hóa mạnh mẽ nhất để giúp cắt giảm chi phí vận hành khi doanh nghiệp cần thực hiện số lượng lớn các cuộc gọi ra.
Với trình quay số tự động, nhân sự không phải lãng phí thời gian quay số điện thoại theo cách thủ công bằng cách bấm số cuộc gọi (và thường dẫn đến lỗi bấm nhầm phải thao tác lại), chờ câu trả lời ở đầu bên kia hoặc xử lý các tín hiệu bận, cuộc gọi bị ngắt kết nối. Thay vào đó với Auto Dial, tổng đài viên sẽ chọn danh sách số điện thoại cần gọi (upload hoặc chọn từ danh bạ), sau khi kích hoạt tính năng trên Dashboard Call Center, tổng đài sẽ thực hiện quay số tự động, lần lượt quay các số có trong danh sách. Chỉ khi quay số thành công (tức là có tín hiệu nhận cuộc gọi từ khách hàng), cuộc gọi mới được chuyển về cho nhân sự xử lý.
Bằng việc tăng năng suất và hiệu quả cuộc gọi, quay số tự động với Auto Dial đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể. Lấy một ví dụ, doanh nghiệp anh Tuấn cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng, thuê nhà, trung bình nhân sự tổng đài thường phải gọi 200 số/ngày, nếu thao tác bấm thủ công thì phải mất từ 15 giây đến 30 giây cho một cuộc gọi 2 phút, tương đương với khoảng 25% công suất. Và như vậy khi ứng dụng quay số tự động, các điện thoại viên có thể gọi nhiều hơn 20% công suất thời gian, tức là doanh nghiệp tối ưu hơn 20% chi phí nhân lực.
Với trình quay số tự động, doanh nghiệp còn có thể tiếp cận nhiều khách hàng hơn trong thời gian ngắn hơn, nâng cao cơ hội kết nối với khách hàng tiềm năng. Công nghệ này cũng cho phép cá nhân hóa và ghi âm cuộc gọi, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng và cải thiện quy trình bán hàng. Ngoài ra, chức năng Auto Dial có thể cung cấp dữ liệu hữu ích về số liệu cuộc gọi, như thời lượng cuộc gọi và tỷ lệ phản hồi. Và những dữ liệu này có thể được sử dụng để tối ưu hóa các nỗ lực tiếp cận khách hàng trong tương lai. Nhìn chung, Auto Dial có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm cả chi phí, thời gian, nguồn lực và cải thiện mức độ tương tác của khách hàng.
Bên cạnh khả năng cắt giảm chi phí bằng quay số tự động, Bizfly Call Center còn sở hữu nhiều tính năng giúp tiết kiệm chi phí tổng đài hiệu quả. Với doanh nghiệp triển khai tổng đài brandname trên Bizfly Call Center sẽ giúp tiết kiệm thêm khoảng 30 - 40% chi phí viễn thông. Hệ thống điều phối cuộc gọi sao cho đầu số của nhà mạng nào sẽ kết nối tới các số điện thoại khách hàng của nhà mạng đó, đồng thời cũng tiết kiệm chi phí gọi nội bộ.
Một trong những ứng dụng tự động hóa cũng mạnh mẽ không kém mà Bizfly Cloud Call Center cung cấp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí là Auto Call - gọi tự động. Với chức năng này, doanh nghiệp sẽ tạo sẵn kịch bản cuộc gọi và ghi âm vào file, sau đó cài đặt để gọi ra tự động theo kịch bản mà không cần điện thoại viên gọi trực tiếp.
Chi phí để thực hiện một cuộc gọi trong doanh nghiệp bao gồm chi phí viễn thông và chi phí nhân sự. Nếu 1 người 1 ngày phải gọi 2 3 trăm cuộc chỉ để thông báo thì thay vào đó 1 ngày hệ thống có thể gọi 24/24 liên tục. Các doanh nghiệp như doanh nghiệp dịch vụ lữ hành, hàng không với nhu cầu gọi xác nhận thông tin hoặc thông báo tới khách hàng 1 tháng chỉ mất từ vài trăm thay vì trả lương nhân sự chục triệu vài nhân sự: tự sinh giọng nói, thay vì cài giọng nói có sẵn thì có thể tự cài giọng nói của KH để tăng trải nghiệm. Việc này cũng giúp mở rộng tần suất cuộc gọi nhanh chóng, giảm tối đa chi phí nhân sự.
Để tăng tối ưu hiệu suất tổng đài và tiết kiệm chi phí hiệu quả, độc giả truy cập tại đây để trải nghiệm MIỄN PHÍ dịch vụ.