Sản phẩm “ngon, bổ, rẻ”, dễ tiêu thụ nhưng cách quản lý thủ công khiến việc vận hành của các nhà kinh doanh truyền thống luôn kém hiệu quả, trên hết không phải phần mềm quản lý kinh doanh nào cũng đáp ứng được yêu cầu chuyển đổi số những doanh nghiệp này.
Tạm đóng cửa vì gặp khó khăn trong vận hành
Chuỗi Heo quay Ngọc Hải (Lam Sơn, TP Nha Trang) là một trong những "hiện tượng" khi sau hàng chục năm kinh doanh, sức hút của hàng này vẫn không thuyên giảm, thậm chí càng lúc càng đông hơn. Kế thừa từ lò heo quay truyền thống của gia đình, năm 2022, anh Nguyễn Tín Ngọc bắt đầu phát triển kinh doanh. Từ điểm bán hàng nhỏ trong chợ truyền thống, tiệm heo quay của anh dần mở rộng lên 3 chi nhánh. Trên đà phát triển kinh doanh, năm 2023, anh Ngọc mở thêm chi nhánh thứ 4. Nhưng cái khó trong quản lý vận hành cũng từ chỗ phát triển "nóng" mà phát sinh.
Việc mở rộng quy mô khiến cách quản lý thủ công trước nay của anh Ngọc bộc lộ rõ nhiều hạn chế, trong khi khách đa phần mua số lượng lớn theo combo và đòi hỏi dịch vụ nhanh, tiện lợi. Vào lúc cao điểm, số lượng thịt thành phẩm bao gồm 4 cơ sở của Heo quay Ngọc Hải cộng thêm các đơn hàng online có thể lên tới gần 300kg. Các khách gọi điện trực tiếp, nhắn tin trên fanpage liên tục khiến việc quản lý đơn, xác nhận đơn trở nên khủng hoảng. "Nhầm lẫn, trùng đơn, thiếu đơn thường xuyên xảy ra. Doanh thu của chi nhánh thứ 4 rất phập phù. Tôi buộc phải quyết định tạm dừng cơ sở mới để tìm hiểu lại công nghệ quản lý. Phải có công nghệ phù hợp mới nhân chuỗi được", anh Ngọc nhận định.
Câu chuyện của anh Ngọc không phải trường hợp cá biệt. Sự bùng nổ của các kênh online giúp doanh nghiệp, đặc biệt, nhóm doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng tiêu dùng truyền thống có khả năng tiếp cận nhiều khách hàng hơn với chi phí rẻ hơn. Tuy nhiên, chuyện khó là làm sao để nhân viên nhận đơn và lên đơn nhanh nhất. Các phần mềm anh Ngọc đưa vào thử nghiệm, dù đều đã phát triển ở ngưỡng hoàn thiện nhưng vẫn không thể đáp ứng đúng nhu cầu riêng mà doanh nghiệp nhỏ này hướng tới.
Việc khó có lời giải "nhàn" thân
Sau hơn nửa năm mải miết đi tìm lời giải, anh Ngọc đã chọn sử dụng thử phần mềm quản lý kinh doanh tập trung mang tên Callio. Chức năng tổng đài và gom tin nhắn giúp anh Ngọc cải thiện khâu tiếp nhận đơn hàng. Thay vì phải tiếp nhận qua nhiều kênh riêng lẻ, các cuộc gọi và tin nhắn được tích hợp và quản lý chung trên một nền tảng. Heo quay Ngọc Hải tiếp nhận đơn online rồi đổ đơn về từng cơ sở gần khách nhất. Mọi thông tin được lưu trữ và quản lý chặt chẽ giúp cửa hàng dễ dàng theo dõi, đối soát đến từng đơn, từng khách. Mô hình tinh gọn về đơn hàng, sản phẩm và thanh toán này vừa hay đúng nhu cầu mà anh Ngọc tìm kiếm.
Là một trong các ứng dụng tiên phong nắm bắt nhu cầu về bộ công cụ tinh gọn, thiết lập luồng bán hàng tối ưu của nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ, anh Giang Thiên Phú - giám đốc Callio cho rằng: "Ở thời kỳ 4.0, việc quản lý đơn hàng thông qua ứng dụng kinh doanh tập trung, có thể giúp các cửa hàng, doanh nghiệp (theo mô hình bán lẻ truyền thống) chuyển mình một cách nhanh chóng".
Từ khi áp dụng tính năng mới cho hệ thống cửa hàng, anh Ngọc cảm thấy "nhàn" hơn, do không còn phải vừa nhận đơn, vừa phân công nhân sự mà giờ đây đã có công cụ quản lý cho cả quy trình. Chức năng quản lý đơn hàng của Callio cho phép thực hiện ngay trong khung chat của khách với đầy đủ các thông tin về đơn hàng chi tiết, giá cả, loại sản phẩm... Sau đó, phần mềm tự động phân công nhân viên và thông báo chi nhánh xử lý đơn hàng và vận chuyển.
"Khách đa phần đặt nhiều nên việc phản hồi, xác nhận đơn chính xác khiến khách hàng rất yên tâm. Có những ngày 3 chi nhánh lên tới 300 đơn hàng online mà không nhầm lẫn. Điểm hài lòng nhất là trong suốt thời gian sử dụng, sản phẩm và đội ngũ support từ phần mềm luôn tiếp tục tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp", doanh nhân đến từ Nha Trang tâm đắc.
Nhằm mang tới giải pháp toàn diện cho phép người kinh doanh quản lý quá trình thực hiện đơn hàng, đại diện Callio cho biết: "Tính năng quản lý đơn hàng đang tiếp tục phát triển và sẽ hoàn thiện vào cuối năm 2024. Ngoài ra, cũng trong năm nay Callio sẽ cho ra mắt thêm tính năng quản lý kho hàng, hứa hẹn giúp chủ doanh nghiệp quản lý chính xác thông tin kho, xuất nhập và luân chuyển hàng hóa dễ dàng. Chức năng này cho phép quản lý chính xác số lượng và thông tin hàng tồn kho, số lượng hàng khi có đơn hàng thực hiện thành công, và dễ dàng theo dõi tình trạng tồn kho. Dự kiến, hai tính năng sẽ là mảnh ghép hoàn thiện công cụ all-in-one cho các nhà hàng truyền thống".
Callio là phần mềm quản lý kinh doanh tập trung, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng và quản lý tổng đài với 2000+ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) tin dùng.
Truy cập website để biết thêm thông tin và trải nghiệm các tính năng ưu việt của Callio: www.callio.vn