"Mini HRMS" - Khái niệm mới dành cho nền tảng tích hợp có chọn lọc các tính năng giúp hệ thống hóa hoạt động quản trị nguồn nhân lực, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).
Hiện nay, hoạt động chuyển đổi số đang diễn ra nhanh chóng và mạnh mẽ trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt trong lĩnh vực quản trị nhân sự.
Ở lĩnh vực nhân sự, chúng ta đều quen thuộc với khái niệm HRMS (Human Resource Management System) - phần mềm quản lý nhân sự, cho phép các doanh nghiệp xử lý toàn bộ các hoạt động quản lý nhân lực và quy trình liên quan trong một hành trình từ ứng viên đến nhân viên chính thức, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sở hữu số lượng nhân viên lớn, lên tới đơn vị hàng nghìn người.
Tuy nhiên, đối với các SMEs, việc sử dụng các phần mềm HRMS là không cần thiết, do đó phương pháp đơn giản nhất đó là lựa chọn các phần mềm quản lý Mini HRMS, chỉ cần đáp ứng "đúng và đủ" các tiêu chí cơ bản phù hợp với nhu cầu lãnh đạo doanh nghiệp và các nhà quản lý nhân sự thực sự cần.
Một phần mềm Mini HRMS tiêu chuẩn được kỳ vọng giải quyết được các bài toán cơ bản của một SMEs một cách đơn giản nhưng đạt được hiệu suất tối ưu.
Quản lý Chấm công - Tính lương
Để đáp ứng nhu cầu của nhiều loại hình SMEs với các đặc trưng khác nhau, các phần mềm Mini HRMS hiện đại có thể kể đến như phần mềm chấm công, tính lương và gia tăng trải nghiệm nhân viên HappyTime.vn, cho phép đa dạng các hình thức chấm công: từ chấm công xác thực bằng bằng địa chỉ IP hoặc BSSID của Wifi, xác thực bằng định vị GPS khi đến địa điểm làm việc dành cho các công ty có nhân viên thường xuyên di chuyển hoặc được phân công làm việc tại những địa điểm không có điều kiện lắp đặt thiết bị chấm công (máy chấm công vân tay, thẻ từ,…), chấm công bằng hình ảnh/QR code…
Đặc biệt HappyTime.vn còn là một trong số ít phần mềm Mini HRMS hỗ trợ tích hợp với nhiều dòng máy chấm công như ZKteco, Ronald Jack hay Camera AI Hanet…đồng thời hỗ trợ tính năng chấm công hộ nhân viên thông qua nhập liệu hoặc truy cập ứng dụng thay vì ghi nhận qua sổ sách hay báo công trực tiếp như các hình thức chấm công truyền thống.
Lựa chọn phần mềm chuyên dụng thông minh sẽ giúp cho việc quản lý công/ca kíp chính xác hiệu quả, từ đó xây dựng bảng lương chính xác, đảm bảo quyền lợi và đãi ngộ cho nhân viên, góp phần gia tăng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.
Quản lý thông tin doanh nghiệp và hồ sơ nhân viên
Trước khi thực hiện chuyển đổi số, các quản lý thuộc các doanh nghiệp dạng chuỗi/nhiều chi nhánh thường gặp nhiều khó khăn khi thực hiện quản lý thủ công bằng sổ sách, dễ gây ra nhầm lẫn khi có nhân sự nghỉ việc/thuyên chuyển công tác giữa các chi nhánh của công ty.
Bước vào kỷ nguyên 4.0, các phần mềm Mini HRMS cho phép doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ và hợp đồng lao động nhân viên một cách có hệ thống đồng thời giúp tự động cập nhật thông tin các thủ tục hành chính cần thiết, tránh bỏ sót.
Nhiều doanh nghiệp chia sẻ về những lợi thế mà Mini HRMS đã và đang mang lại trong việc hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự tối ưu nguồn lực, thời gian trong việc quản lý thông tin của nhân viên, đảm bảo yếu tố chính xác và hoàn toàn bảo mật thông qua lưu trữ đám mây.
Trải nghiệm "happy" nơi công sở
Sau đại dịch Covid - 19, nhận thấy nhiều sự thay đổi trong hành vi/ưu tiên của người lao động, nhiều chủ doanh nghiệp dần nhận thức được tầm quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân tài, bởi họ đều tin rằng con người chính là "tài sản" quan trọng nhất của mọi tổ chức.
Đội ngũ phát triển sản phẩm HappyTime.vn đã và đang chứng tỏ chiến lược đúng đắn của mình trong việc xác định mức độ quan trọng của việc tạo ra trải nghiệm "happy" cho mỗi nhân viên khi đi làm thông qua việc xây dựng các tính năng: truyền thông nội bộ (tin tức, popup…), ghi nhận và kỷ niệm những sự kiện quan trọng (sinh nhật nhân viên, khen thưởng..), gia tăng trải nghiệm thông qua game hoá các hoạt động thường ngày (HappyGame), quan tâm tới sức khoẻ nhân viên (HappyHealth), hoạt động tặng sao đổi quà giữa các nhân viên (HappyStar)...
Những trải nghiệm "happy" này đang được ứng dụng trong chính đội ngũ của họ cùng mạng lưới hơn 1000 doanh nghiệp lớn đang ứng dụng phần mềm.
Kết:
Với các SMEs, việc lựa chọn Mini HRMS được xem là giải pháp tối ưu: đúng và đủ theo nhu cầu, chi phí hợp lý. Để đảm bảo lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp, có thể lựa chọn những phần mềm cho phép dùng thử như HappyTime.vn nhằm đánh giá mức độ hiệu quả trước khi quyết định sử dụng cho chiến lược quản lý nhân sự dài hạn.