(Tổ Quốc) - Sẽ mất kiểm soát nếu CEO, Nhà quản lý không áp dụng đúng công cụ giao tiếp nội bộ, quản lý giao việc và tương tác công việc khi nhân viên làm từ xa. Việc tìm hiểu công nghệ nào, tính năng nào, để hỗ trợ làm việc từ xa là một điều khó khăn cho chủ doanh nghiệp.
Công cụ để đáp ứng cho quản lý nhân viên làm việc từ xa và giúp đội nhóm làm việc chủ động, cần phải có các tiêu chí sau:
Công nghệ phù hợp xu hướng SMAC
SMAC là viết tắt của (Social, Mobile, Analytics và Cloud)
S - Social media đã giúp cho doanh nghiệp giao tiếp làm việc theo một phương thức mới trên nền tảng công nghệ.
M - Công nghệ di động (Mobile) đã thay đổi cách thức con người giao tiếp với nhau, cũng như mua sắm và làm việc mọi lúc mọi nơi thông qua thiết bị di động.
A - Công nghệ phân tích (Analytics) cho phép doanh nghiệp đo lường hiệu quả năng suất của từng bộ phận, nhân sự. Sử dụng công cụ phân tích cũng giúp doanh nghiệp mang lại các chỉ dẫn đáng kể trong việc tạo ra các quyết định.
C - Trong khi đó công nghệ điện toán đám mây (Cloud) đã tạo ra cách thức mới giúp truy cập đến công nghệ và dữ liệu một cách linh động, giảm thiểu chi phí mà một doanh nghiệp cần để phản ứng nhanh với những chuyển biến trên thị trường cũng như giải quyết các vấn đề lưu trữ mất kiểm soát.
Lập kế hoạch và giao việc cho nhân viên, tương tác với thời gian thực mọi lúc mọi nơi, mọi thiết bị.
Để làm việc từ xa, một tính năng quan trọng cần thiết là lập kế hoạch làm việc và phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân. Mỗi thành viên đều thấy công việc cụ thể của mình trong kế hoạch chung, từ đó, trao đổi tương tác cụ thể trong từng công việc, giúp người quản lý hay những người theo dõi nắm bắt tình hình công việc của kế hoạch đang diễn ra. Đặc biệt thông qua công nghệ mobile app có thể tương tác mọi lúc mọi nơi với thời gian thực.
Chia sẻ và quản lý tài liệu theo từng dự án, theo phòng ban.., xem mọi lúc mọi nơi, mọi thiết bị
Không như cách làm truyền thống là dữ liệu được lưu vào máy tính của từng cá nhân, rời rạc trên nhiều thiết bị của nhân viên khiến việc chia sẻ phải mất nhiều thời gian tìm kiếm, chờ đợi phản hồi. Với cách làm việc hiện đại, tất cả các kế hoạch, công việc, đều lưu trữ, chia sẻ dữ liệu, làm việc rõ ràng ngăn nắp trên từng đầu công việc cụ thể, giúp cho việc chia sẻ trao đổi công việc nhanh chóng "Cần là có ngay trước mắt".
Có Chat công việc: Theo nhóm dự án, theo phòng ban, và từng nhân viên
Làm việc từ xa là hình thức giao tiếp trao đổi công việc thông qua sự hỗ trợ của công nghệ. Hãy tưởng tượng rằng công việc một nơi, chat một nơi thì chúng ta sẽ tốn nhiều công sức, thời gian cho việc lạc trôi thông tin, thất lạc thông tin. Nên lựa chọn một công nghệ có sự hỗ trợ của Chat song song với công việc là sự thuận tiện và thống nhất trên một nền tảng, giúp cho nhà điều hành quản lý thông tin thống nhất.
Báo cáo tình trạng công việc và nhắc nhở nhân viên làm việc tự động
Với việc hỗ trợ của công nghệ làm việc nhóm từ xa thì việc đo lường đánh giá tình hình diễn biến kế hoạch, công việc trở nên đơn giản hơn rất nhiều so với truyền thống. Tất cả đều nhờ công nghệ tự động đo lường đánh giá, chỉ cần thông qua vài thao tác đơn giản hệ thống sẽ truy xuất bất kể thông tin mà người quản lý cần. Ví dụ như việc nào đã xong, việc nào chưa xong, nhân viên đang đảm nhận bao nhiêu công việc, ai có việc đang làm, ai đang ngồi chơi. Hệ thống đo lường đánh giá sẽ giúp người quản lý ra quyết định chính xác.
Bảo mật và lưu trữ tài liệu, nhất là khi có nhân viên nghỉ
Khó khăn lớn nhất của doanh nghiệp là bàn giao công việc đang làm, đã làm cho một người mới. Nhưng một khi đã dùng công nghệ làm việc thì lịch sử công việc cũng như tài liệu làm việc được lưu trữ cẩn thận, giúp nhân viên mới có thể ngay lập tức nắm bắt được tình hình công việc đã diễn ra và tiếp tục làm việc được ngay.
Tại Viêt Nam, myXteam là giải pháp công nghệ giúp đội nhóm cùng nhau làm việc hiệu quả. Với những tính năng phục vụ chuyên biệt cho làm việc nhóm, myXteam mang đến một phương thức làm việc cộng tác trực tuyến mới, năng suất và hiệu quả hơn.
Nhờ sự đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị như IOS hay Android, myXteam giúp đội nhóm làm việc ở bất cứ nơi đâu, bất kể thời gian nào. MyXteam lưu trữ dữ liệu an toàn trên hệ thống Cloud của Microsoft, giúp nhóm của bạn làm việc nhanh chóng, không tốn thời gian cho tìm kiếm thông tin.
Cùng nhau vượt qua đại dịch - MyXteam tặng 1 năm sử dụng cho mã đăng ký (NORONA )
Link đăng ký: www.myxteam.vn
Hãy chia sẻ thông tin này đến nhiều doanh nghiệp cần công nghệ quản lý làm việc nhóm từ xa nhé.
Ánh Dương